Näin henkilötunnusten uudistus vietiin läpi työeläkejärjestelmiin

Vain muutaman merkin tähden – näin sujui eläkejärjestelmän hetu-urakka. Henkilötunnusten uudistus oli Arekin näkökulmasta mielenkiintoinen hanke, joka ei olisi onnistunut ilman tiivistä yhteistyötä ja järjestelmien tarkkaa läpikäyntiä. Projektipäällikkö Olli Virolainen raottaa, miten ison yhteisponnistuksen vaatinut hanke onnistuttiin toteuttamaan jopa alle kustannusarvion ja mikä tuotti matkan varrella suurimman ahaa-elämyksen.

Suomessa jo 1960-luvulta asti käytössä olleet henkilötunnukset uudistettiin hiljattain, sillä perinteisiä tunnuksia ei muuten olisi riittänyt kaikille. Joulukuussa 2023 käyttöön otetut uudet välimerkit varmistavat, etteivät tunnukset lopu jatkossa kesken. 

Arekin ylläpitämissä työeläkkeiden laskentaan ja vakuuttamiseen tarvittavissa tietojärjestelmäpalveluissa henkilötunnus kulkee lähes aina mukana, jotta kansalaisen eläke voidaan laskea luotettavasti oikein. Siksi on ollut tärkeää varmistaa, että kaikki tunnukset toimivat luotettavasti.  

”Tämä on ollut siitä erikoinen hanke, että vaikka se on vaatinut paljon töitä, lopputuloksena ei ole ollut mitään ulkoisesti näyttävää. Asiakkaalle kaikki toimii kuten ennenkin – ja se on tietysti ollut tarkoituskin”, kiteyttää hankkeen projektipäällikkö Olli Virolainen Arekilta. 

Virolainen on ollut hankkeessa mukana alusta asti ja tehnyt sen myötä tiivistä yhteistyötä niin Arekin asiakkaiden kuin varsinaisen toteutustiimin kanssa. 

”Hanke toteutettiin kahdessa vaiheessa, joista ensimmäinen alkoi jo vuoden 2022 alussa. Käynnistyspäätöksessä olivat silloin mukana Arekin asiakkaat eli suomalaiset työeläkeyhtiöt, ja toteutusvaiheessa mukaan tulivat vielä meidän ja tukipalvelujen lisäksi järjestelmien päätoimittajat, joita oli useita.” 

Teknisesti suurin osa tarvittavista muutoksista oli melko yksinkertaisia, sillä olemassa olevien henkilötunnusten muototarkastukset tuli hieman yksinkertaistaen vain muuttaa sallimaan uudistuksen myötä käyttöön tulevat uudet välimerkit. Haasteita toi kuitenkin muutoskohteiden suuri määrä sekä eri järjestelmien taustalla käytetyt keskenään monimuotoiset teknologiaratkaisut. 

”Kaikkien järjestelmien täytyy ymmärtää lukea uusia henkilötunnuksia oikein ja siksi muutokset piti päivittää joka ikiseen paikkaan, missä muotovalidointia tai muuta henkilötunnuksen muotoon liittyviä toimenpiteitä tapahtuu, tyypillisesti rajapintakutsuilla. Näitä paikkoja, missä järjestelmät puhuvat keskenään, on Arekissa todella paljon. Sen päälle omana työvaiheenaan tuli vielä testaaminen, joka ei monimutkaisten eläkejärjestelmien kohdalla ole aina kovin yksinkertaista”, Virolainen avaa. 

Huomio vanhoihin järjestelmiin ja dokumentoinnit kuntoon 

Moniin järjestelmiin ei ole tarvinnut tehdä suurempia uudistuksia pitkään aikaan, joten hanke tarjosi ahaa-elämyksiä jopa kokeneille areklaisille.

”Vanhempien järjestelmien osalta tarvittavien muutosten selvittäminen ei aina ollut ihan yksinkertaista, välillä asiaa piti tutkia esimerkiksi kooditasolta asti. Hyvän järjestelmädokumentaation tärkeys korostui tässäkin hankkeessa”, Virolainen pohtii. 

Suunnitellut muutokset onnistuttiin lopulta tekemään aikataulussa ja budjettia jäi jopa käyttämättä.  

”Jäimme alle kustannusarvion, koska teimme pohjatyöt hyvin ja tiesimme jo heti alussa, missä muutostarpeita on. Matkan varrella ei tullut myöskään mitään isoja yllätyksiä ja potentiaalisilta ongelmilta vältyttiin, koska kaikki puhalsivat hienosti yhteen hiileen.” 

Virolainen kehuu sekä asiakkaita että toimittajia hyvästä yhteistyöstä. 

”Hankkeessa oli paljon liikkuvia osasia. Skeemamuutosten aikataulutus ja koordinointi oli aika haastavaa. Myös testaaminen oli vaikeaa, koska mukana oli järjestelmiä, joihin ei ole tehty muutoksia pitkiin aikoihin. Arekiltakin tarvittiin melkein kaikkien työpanosta jossakin projektin vaiheessa. Kaikki kuitenkin hoitivat oman osansa tosi hyvin.” 

Tärkeä oivallus on Virolaisen mukaan ollut myös se, kuinka pienikin muutos voi lopulta vaatia paljon työtä. 

”Vaikka alkuun oli kyse yksinkertaisen kuuloisesta lakimuutoksesta, tietojärjestelmämaailmassa muutaman merkin lisääminen aiheutti lopulta yllättävän ison muutoksen. Olin aika uusi areklainen silloin kun hanke alkoi ja opin sen myötä tuntemaan Arekin järjestelmäkenttää ja sen todellista laajuutta entistä paremmin. Siitä on ollut paljon konkreettista hyötyä myöhemmissä projekteissa.”